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黃岡中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的意見
(2020年3月30日印發(fā)）
為了規(guī)范我校的檔案管理工作，使檔案更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)，參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局第13號(hào)令）《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位目標(biāo)管理考評(píng)辦法》《湖北省中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》等文件，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本意見。
第一章 檔案的形成與收集
第一條 學(xué)校下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。學(xué)校在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料；學(xué)校設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料；學(xué)校承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；學(xué)校所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；學(xué)校向社會(huì)和個(gè)人征集的與學(xué)校有關(guān)的文件材料等。結(jié)合我校實(shí)際，在黃岡市檔案局相關(guān)科室的指導(dǎo)下，學(xué)校制定了《黃岡中學(xué)檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表（審定稿）》（附件一）?？紤]到檔案室收集的資料主要來自學(xué)校各個(gè)處室和三個(gè)年級(jí)，為了方便大家操作，學(xué)校檔案室對(duì)《審定稿》進(jìn)行了分解，擬定了《各處室各年級(jí)檔案收集范圍》，為各處室、各年級(jí)收集整理上交檔案材料提供了任務(wù)和清單。
第二條 收集范圍。參照《各處室各年級(jí)檔案收集范圍》（附件二）。
第三條 收集方式。存檔材料為原件。與原件相對(duì)應(yīng)的電子文件一并收集。目前學(xué)校還達(dá)不到電子文件歸檔的條件，現(xiàn)有的電子文件只能作為資料保存，文件真實(shí)性以紙質(zhì)檔案為準(zhǔn)。學(xué)校沒有OA系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)），只是通過WORD、EXCEL形成的文件，是不能作為電子檔案的，因?yàn)闊o法驗(yàn)證是否與原件一致，但可以收集起來作為資料供參閱。學(xué)校給每個(gè)處室和年級(jí)配備檔案盒，處室主任和年級(jí)主任將收集的材料放到檔案盒里，由檔案員上門去取，無需送達(dá)。電子文件由各處室主任和年級(jí)主任傳送至郵箱369746089@qq.com。
第四條 收集時(shí)間。文書檔案應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后立即移交。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在財(cái)務(wù)部門存放一年后移交?；n案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)移交。儀器設(shè)備檔案在設(shè)備調(diào)試完畢后立即移交，確因工作需要的可復(fù)制留存。重大活動(dòng)、重要會(huì)議、外出考察、音像、照片、電子、實(shí)物等檔案資料隨時(shí)移交。學(xué)校專職檔案員每周通過上門、打電話、QQ聊天等方式與各處室主任和各年級(jí)主任至少聯(lián)系一次。
第五條 各處室、各年級(jí)應(yīng)依據(jù)歸檔范圍，按時(shí)認(rèn)真做好文件材料的移交工作，履行登記手續(xù)，留存?zhèn)洳椤?SPAN lang=EN-US>
第六條 責(zé)任與落實(shí)。處室主任和年級(jí)主任是第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本處室或年級(jí)檔案收集和移交工作。年級(jí)可指派一名副主任負(fù)責(zé)協(xié)助主任做好本年級(jí)檔案工作。
第二章 檔案的整理與歸檔
第七條 文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理?？萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。
第三章 檔案的保管與保護(hù)
第八條 根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。
第九條 做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。檔案庫(kù)房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。
第十條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)每天監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫(kù)房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。
第十一條 定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。
第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說明。
第四章 檔案的利用與開發(fā)
第十三條 保管的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。
第十四條 積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編（比如歷年升學(xué)數(shù)字匯編、清北數(shù)據(jù)匯編等）、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。
第五章 檔案的信息化建設(shè)
第十五條 學(xué)校要積極開展建設(shè)數(shù)字檔案室，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。在全部數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。